Imprese

Contabilità generale ed IVA

La gestione della contabilità non è mai stata così semplice; il caricamento guidato delle registrazioni, infatti, evita errori e permette di guadagnare tempo.

• I dati comuni delle anagrafiche come il Codice, Ragione sociale, Partita IVA, Codice fiscale ecc., sono condivisi tra tutte le aziende. Ogni anagrafica può essere collegata ad una azienda e rappresentare fino a quattro soggetti diversi: cliente, fornitore, agente, vettore, ognuno con i suoi dati specifici.
• Piani dei conti predefiniti e personalizzabili
• Causali contabili predefinite e personalizzabili
• Gestione ritenuta d’acconto emessa e subita
• Gestione IVA indetraibile, in ventilazione, IVA per cassa
• Plafond acquisti in esenzione IVA
• Gestione di n. divisioni/registri IVA, ognuna con il suo regime IVA (con il modulo Divisioni)
• Caricamento e modifica dei corrispettivi mensili in un’unica finestra, suddivisi per tipologie (cassa, cassa assegni, pos ecc.) con conti/sottoconti per ogni tipologia. É possibile registrare i corrispettivi in modo dettagliato, fornendo i dati anagrafici di ogni scontrino e con lo scadenziario
• Procedura guidata per il caricamento di Fatture Emesse con registrazione automatica dei movimenti di incasso e ritenuta d’acconto
• Procedura guidata per il caricamento di Fatture Ricevute con registrazione automatica dei movimenti di pagamento, ritenuta d’acconto e relativo versamento
• Procedura guidata per il caricamento di Note di credito e Note di debito con registrazione automatica dei movimenti di pagamento/incasso, ritenuta d’acconto e relativo versamento
• Procedura guidata per il caricamento di Incassi e Pagamenti di Fatture con IVA per Cassa
• Procedura guidata per il caricamento di Fatture, Note di debito e Note di credito ricevute da soggetti intracomunitari. La procedura guidata genera automaticamente le due registrazioni (il documento e la rispettiva integrazione) previste dalla normativa
• Procedura guidata per il caricamento di Registrazioni non IVAQuesta procedura permette di caricare velocemente tutti i tipi di registrazioni di Prima Nota senza la sezione IVA, e fornisce la possibilità di salvare un numero illimitato di modelli di registrazioni per riutilizzarli in seguito

• Procedura guidata Saldaconto per la generazione delle le registrazioni di Incasso e/o Pagamento relative alle partite aperte. In particolare questa procedura consente di:

  • Impostare i parametri di ricerca delle partite aperte e delle le relative scadenze non ancora contabilizzate
  • Impostare un importo totale pagato/incassato che verrà confrontato con il totale delle registrazioni. Questa funzione è molto utile in caso di assegni utilizzati per pagare/incassare più partite
  • Pagare/incassare un importo diverso da quello stabilito nella scadenza. In questo caso la procedura marca come contabilizzata la scadenza originale e genera una nuova scadenza con l’importo residuo.
  • Identificare i documenti emessi con IVA per Cassa e generare le registrazioni di incasso/pagamento suddividendo l’importo in base alle aliquote iva del documento.
  • Scegliere il conto/sottoconto da utilizzare per il pagamento/incasso.
  • Controllo della tracciabilità dei contanti segnalando eventuali movimenti di importo superiore ai 1000 euro.
  • Visualizzazione e modifica delle registrazioni e delle scadenze generate prima di confermarne il salvataggio.
  • Accesso diretto alla finestra di ricerca delle registrazioni di Prima Nota e Scadenze senza uscire dalla procedura.

• Procedure guidata per la registrazione automatica delle Fatture emesse e delle Fatture Ricevute partendo dai files XML delle fatture elettroniche
• Procedura guidata per il calcolo e la stampa del Bilancio contabile di un intero anno o di un periodo a scelta, dell’intera azienda o di una o più divisione
• Procedura guidata per la Chiusura e apertura esercizio che permette di generare automaticamente le registrazioni di Prima nota per la chiusura e/o apertura esercizio con la possibilità di inserire manualmente o calcolare automaticamente i saldi
• Gestione della Comunicazione Annuale IVA con generazione del file per l’invio telematico e stampa del modello.
• Annullabilità delle registrazioni
• Finestra di visualizzazione e stampa dei partitari con saldo progressivo di conti, sottoconti, clienti e fornitori
• Finestra di visualizzazione e stampa dei dati contabili di conti, sottoconti, clienti e fornitori con totali per divisione e per azienda
• Lista dei movimenti IVA, non IVA e totali
• Estratto conto a partite aperte e chiuse
• Solleciti di pagamento
• Finestre di ricerca di anagrafiche, registrazioni e movimenti configurabili per stampa ed esportazione
• Gestione delle stampe provvisorie e definitive di libro giornale, registri IVA, liquidazione IVA, partitari con la possibilità di stampare/esportare, in pdf e word, un intero anno in un’unica operazione
• Liquidazione IVA mensile/trimestrale con n. regimi IVA (con il modulo Divisioni)
• Bilancio aziendale e per divisione
• Regole di caricamento dati (Codice fiscale/Partita IVA mancanti/non validi/duplicati ecc.)
• Tracciabilità contanti
• Duplicazione documenti
• Verifica delle numerazioni
• Ricalcolo del numero di protocollo
• Tracciabilità utenti (risale all’autore di ogni singola operazione)

Magazzino

Questo modulo permette la gestione di uno o più magazzini, il caricamento e l’archiviazione dei dati anagrafici e contabili dei prodotti e di tutti i documenti relativi agli acquisti, le vendite e i trasferimenti tra magazzini. Se associato al modulo Divisioni diventa semplicissimo gestire sedi periferiche o interne all’azienda.

Ecco alcune caratteristiche:

• Gestione di uno o più magazzini e depositi aziendali, di filiali, di clienti, di fornitori, fiscali e non fiscali
• I dati comuni delle anagrafiche come il Codice, Ragione sociale, Partita IVA, Codice fiscale ecc., sono condivisi tra tutte le aziende. Ogni anagrafica può essere collegata ad una azienda e rappresentare fino a quattro soggetti diversi: cliente, fornitore, agente, vettore, ognuno con i suoi dati specifici.
• Prodotti con codice interno, descrizione, n. alias, n. codici a barre, n. immagini, note
• Causali di magazzino completamente parametrizzabili
• Gestione di n. destinazioni diverse sia per i clienti/fornitori che per i documenti
• Ricarico prodotti in percentuale e a margine di contribuzione (da: costo ultimo, costo massimo, costo medio periodo, Lifo, Fifo)
• Arrotondamenti sui listini
• Listini con sconti in base al prodotto ed al cliente
• Listini cartacei anche con immagini e note
• Categorie merceologiche a tre livelli
• Conversione unità di misura a cinque livelli (scorte, acquisti, vendita, tecnica, listini)
• Valorizzazione prodotti sia per magazzino che totali: LIFO, FIFO, costo medio, costo medio periodo, costo ultimo, costo minimo e costo massimo. I valori sono sempre aggiornati in tempo reale
• Finestre di ricerca anagrafiche, prodotti, movimenti e documenti configurabili per stampa ed esportazione
• Annullabilità delle registrazioni
• Gestione inventario
• Tracciabilità utenti (per individuare l’autore di ogni movimento in magazzino)
• La finestra Cronologia prodotto mostra tutti i movimenti di magazzino relativi al prodotto riportando l’immagine, la divisione, data movimento, dettaglio, magazzino, causale, intestatario con i valori di carico, scarico ed esistenza progressiva. Evidenziando in rosso i punti in cui l’esistenza è negativa, rende semplicissimo individuare eventuali errori ci caricamento. Le colonne visualizzate nella griglia si adeguano automaticamente in base al tipo di prodotto e ai parametri di ricerca inseriti e per ogni riga è possibile richiamare il relativo movimento, il documento e la scheda anagrafica dell’intestatario.
• La finestra Dati contabili prodotto permette di consultare i dati contabili di un prodotto suddivisi per divisioni, magazzini e dettagli. Un comoda interfaccia permette di accorpare i dati di più magazzini e più dettagli visualizzandone i totali a quantità e valore. L’aspetto della finestra si adegua automaticamente alla tipologia del prodotto ed al tipo di dettagli.

Listini di Vendita

La gestione dei Listini di vendita è compresa nel moduleo Magazzino e permette di gestire un numero illimitato di listini di vendita.

I prezzi di un prodotto o di un dettaglio possono essere caricati manualmente utilizzando le righe di tipo Prezzo imposto, oppure calcolati in automatico applicando un ricarico in percentuale e/o importo ad uno seguenti valori:

• Costo ultimo
• Costo massimo
• Costo medio periodo
• Costo medio movimento
• Costo LIFO
• Costo FIFO
• Costo imposto

Il calcolo del prezzo dei prodotti può essere eseguito in Tempo reale o manualmente, applicando il ricarico:

• Percentuale
• Margine di contribuzione

Grazie ad una intuitiva interfaccia è possibile impostare le percentuali di ricarico di tutti i prodotti appartenenti ad uno specifico gruppo o all’intero listino inserendo un’unica riga di listino.

Infine è possibile assegnare uno sconto predefinito in percentuale e/o ad importo per ogni riga di listino e impostare l’arrotondamento, sul valore imponibile o ivato, per un singolo prodotto/dettaglio o per l’intero listino.

I dettagli dei prodotti possono avere un prezzo diverso rispetto al prodotto padre, questa funzione permette di ridurre notevolmente il numero di informazioni da caricare in magazzino.

Documenti

La gestione dei documenti, compresa nel modulo al Magazzino, permette il caricamento di documenti sia attivi che passivi; di base, contiene tutti i documenti di carico, scarico e trasferimento prodotti tra magazzini; inoltre gestisce i documenti di servizi. In fase di stampa è possibile esportare i files in 16 formati diversi incluso il PDF.

Grazie alla innovativa interfaccia tutte le informazioni importanti sono sempre accessibili immediatamente o con un semplice click. Ad esempio, l’altezza delle righe viene calcolata automaticamente per mostrare tutto il contenuto della descrizione e le note della riga, il pannello di informazioni sulla riga corrente mostra l’immagine del prodotto, esistenza, disponibilità ed evadibilità del prodotto/dettaglio nel magazzino movimentato e nella totalità dei magazzini, l’ultimo prezzo praticato all’intestatario del documento e l’ultimo costo con le rispettive date. Con un click è possibile caricare nuove anagrafiche e prodotti senza abbandonare la finestra del documento; oltre alla ricerca prodotti per codice e/o descrizione, è possibile utilizzare lettori di codici a barre emulazione tastiera ed usb.

In particolare, è possibile caricare, modificare e stampare i seguenti tipi di documenti:

• Fatture vendita e acquisto, immediate e accompagnatorie
• Fatture prestazioni con ritenuta d’acconto e contributi cassa previdenziale
• Documenti di trasporto vendita e acquisto
• Scontrino
• Trasferimenti interni tra magazzini e divisioni
• Preventivi
• Fatture pro-forma
• Fatture di servizi
• Ordini Clienti
• Ordini Fornitori

In base al tipo di documento è possibile inserire fino ad otto tipi di righe diverse:

• Prodotto/dettaglio
• Servizio
• Prestazione soggetta a ritenuta
• Contributo cassa previdenziale
• Reso
• Spese
• Anticipo
• Imposta aggiuntiva
• Sconto
• Trasferimento
• Deposito
• Annotazione

Inoltre la gestione dei documenti comprende le seguenti funzionalità:

• Fino a tre destinatari per documento
• É possibile caricare anagrafiche e prodotti al volo
• Sono consultabili al volo tutte le informazioni su clienti/fornitori con saldo, prodotti, prezzi, ultimo prezzo praticato, varianti
• Gestione numerazioni dei documenti
• Modalità di pagamento
• Parte accompagnatoria
• Provvigioni in base al prodotto ed al cliente (con il modulo Agenti)
• Gestione lettori di codici a barre USB ed emulazione tastiera
• Emissione automatica dei documenti riepilogativi e controllo prezzi
• Personalizzazione delle stampe di tutti i tipi di documento
• Con il modulo Contabilità generale ed IVA la contabilizzazione dei documenti sia attivi che passivi avviene in modo trasparente, veloce e senza errori; inoltre è compresa la dematerializzazione automatica di tutti i documenti che transitano per il magazzino
• In tutti i documenti di magazzino sono presenti campi CUP (Codice unico di progetto) e CIG (Codice identificativo gara) utilizzati dalla Pubblica Amministrazione per la tracciabilità dei pagamenti
• Duplicazione di qualsiasi documento con una procedura guidata che consente generare un nuovo documento copiando il documento selezionato. In particolare è possibile cambiare la Divisione e la Causale del documento originale creando così un documento di natura completamente diversa mantenendo tutti i dati compatibili con il documento originale.

Fattura elettronica per la Pubblica Amministrazione

Le funzionalità presenti in Genioso si occupano di generare la Fattura Elettronica nel formato aderente alle specifiche tecniche pubblicate dall’Agenzia delle Entrate. Il modulo ha le seguenti caratteristiche:

• Generazione del file in formato XML aderente alle specifiche tecniche pubblicate dall’Agenzia delle Entrate, con la possibilità di allegare versione in PDF del documento che sarà recapitata al destinatario
• Invio e ricezione dei files xml utilizzando il canale PEC.
• Invio di una o più fatture con una semplice procedura guidata con la possibilità di firmare digitalmente i files prima di inviarli, e raggruppare l’invio in un unico file zip.
• Salvataggio dei files XML emessi e ricevuti nel database del server e aggiornamento automatico dello stato dei singoli files con l’importazione delle notifiche ricevute dal Servizio di Interscambio.
• Integrazione con Genioso Fatture XML per la visualizzazione e la stampa dei files XML delle fatture emesse e ricevute
• Gestione del campo Codice Ufficio PA o Codice destinatario assegnato ad ogni anagrafica
• Accesso all’indice delle Pubbliche amministrazioni direttamente dalla finestra di gestione dell’anagrafica del cliente
• Integrazione con servizi online che consentono all’utente di generare la fattura elettronica e inviarla al server del servizio online direttamente dalla procedura guidata di generazione della Fattura Elettronica PA. Dopo aver configurato il servizio è possibile adempiere a tutti gli obblighi di generazione, firma, invio e conservazione della Fattura Elettronica con soli tre click del mouse

Dettagli prodotti

Questo modulo fornisce gli strumenti per suddividere un prodotto in dettagli di tre tipologie diverse:

• Numeri di serie
  Per i prodotti numerati singolarmente: ad esempio componenti hardware, prodotti fatti a mano ecc.
• Lotti ad un livello
  Per i prodotti classificabili per lotto di produzione, misura, qualità ecc. e/o con scadenza
• Lotti a due livelli
  Per i prodotti classificabili in base a due proprietà principali ad esempio taglie e colori

Ogni dettaglio contiene tutte le informazioni relative all’esistenza, disponibilità, evadibilità ecc. per ogni magazzino dell’azienda e può essere movimentato in qualsiasi tipo di documento. I dettagli possono avere prezzi di vendita diversi dal prodotto padre.
Sono disponibili stampe della situazione dei prodotti e relativi dettagli, in uno o più magazzini, in griglie con righe e colonne che si adattano automaticamente alla tipologia del dettaglio.

Divisioni/Filiali

Questo modulo permette la gestione delle Divisioni aziendali (intese come registri IVA separati: n. Divisioni ognuna con il suo regime IVA) e/o delle Filiali (sedi periferiche con la stessa Partita IVA della casa madre e propri magazzini). Gli utenti potranno caricare, modificare, visualizzare solo i documenti, sia attivi che passivi, ed i movimenti della Divisione assegnata e/o della Filiale presso cui lavorano o di tutto l’archivio in base ai permessi concessi dall’amministratore di sistema.

È gestito il trasferimento dei prodotti a costo ultimo tra le divisioni ed il ricevimento degli stessi con generazione automatica dei movimenti di carico e dei documenti. In base ai permessi, gli utenti possono/non possono vedere i movimenti effettuati ed i documenti emessi in altre divisioni. La situazione dei prodotti in tutti i magazzini, invece, è sempre visibile per permettere ordini interni. Sono disponibili varie stampe della situazione di cassa giornaliera per Divisione o totale; è sempre possibile generare dei report personalizzati.

Ordini Clienti

Questo modulo consente il caricamento dei preventivi (trasformabili in ordini), degli ordini clienti, la gestione degli impegni, la relativa evasione, bollettazione e fatturazione in automatico. Gli ordini possono essere modificati con l’aggiunta di righe ordini anche se evasi parzialmente e riaperti se evasi. É possibile evadere n. ordini contemporaneamente e gestire sia prodotti che servizi. Sono gestite le divisioni/filiali con il relativo modulo.

In dettaglio il modulo Ordini clienti comprende:

• Avanzamento ordine: aperto, parzialmente evaso, evaso
• Ordini clienti con gestione di seriali, lotti ad un livello, lotti a due livelli con il relativo modulo
• Data scadenza (dell’ordine)
• Data consegna
• Data riferimento cliente
• Numero riferimento cliente
• Riferimento cliente
• Tipo evasione: parziale, integrale (non è consentita l’evasione parziale dell’ordine)
• Ricalcola prezzi: (in base al listino in vigore al momento della generazione del documento di vendita): no, si, solo se maggiore (se il prezzo di vendita dovesse aumentare)
• Stato: normale, sospeso (non trattabile, i prodotti restano impegnati), bloccato (i prodotti non sono impegnati)
• Perdita residuo (il magazziniere è autorizzato a consegne parziali e alla perdita del residuo ordine)
• Generazione automatica documenti di vendita anche in valuta
• I valori presenti nei campi CIG e CUP vengono riportati in tutti i documenti generati durante l’evasione dell’ordine

Ordini fornitori

Il modulo prevede gli ordini a fornitore, il ricevimento merci con suddivisione dei costi sulle righe, il carico dei prodotti nel magazzino di destinazione e l’aggiornamento in tempo reale di: costo ultimo, LIFO, FIFO, costo medio, costo medio periodo, costo minimo e costo massimo. Gli ordini possono essere modificati con l’aggiunta di righe ordini anche se evasi parzialmente e possono essere riaperti se evasi. Sono gestite le divisioni/filiali con il relativo modulo.

In dettaglio il modulo Ordini fornitori comprende:

• É possibile evadere n. ordini contemporaneamente e gestire sia prodotti che servizi
• Avanzamento ordine: aperto, parzialmente evaso, evaso
• Ordini fornitori con gestione dei seriali, lotti ad un livello, lotti a due livelli con il relativo modulo
• Data scadenza (dell’ordine)
• Data consegna (richiesta)
• Data riferimento fornitore
• Numero riferimento fornitore
• Riferimento fornitore
• Tipo evasione: parziale, integrale (non sono ammesse evasioni parziali dell’ordine)
• Stato: normale, sospeso (non trattabile, i prodotti restano in ordine ed aumentano la disponibilità), bloccato (i prodotti restano in ordine ma non aumentano la disponibilità)
• Perdita residuo (il magazziniere è autorizzato al ricevimento parziale e alla perdita del residuo ordine)
• Buyer: gestione del responsabile acquisti
• Minima, multiplo e massima quantità ordinabile

Agenti

Il modulo Agenti contiene gli strumenti per gestire gli Agenti collegati all’azienda.

Ecco le caratteristiche principali:

• Definizione delle provvigioni agli agenti in base al prodotto e/o al cliente
• Calcolo automatico della provvigione in base allo sconto effettuato dall’agente
• Funzione di accredito delle provvigioni
• Assegnazione punteggio per ogni vendita effettuata dall’agente

E-commerce

Genioso Server fornisce gli strumenti per poter accedere ai dati presenti nel database tramite l’utilizzo di interfacce standard (HTTP, XML, JSON, ecc.), permettendo il collegamento con qualsiasi applicazione esterna, compresi i siti di commercio elettronico.

Registratore di cassa

Questo modulo contine le funzioni per il collegamento del registratore di cassa alle vendite al banco in modalità stampante fiscale.

Progettazione avanzata stampe

Genioso permette di personalizzare quasiasi tipo di stampa. Il modulo di gestione dei progetti di stampa è un modernissimo strumento per la realizzazione di stampe personalizzate di qualunque tipo, comprese le etichette.

L’utente può partire da una stampa predefinita apportando modifiche o crearne una nuova da zero utilizzando una semplice procedura guidata. La progettazione dei modelli di stampa avviene in modalità WYSIWYG; permette, cioè, di vedere quello che sarà stampato. Il programma di progettazione permette di personalizzare l’aspetto delle stampe, impostando colore, tipo e dimensione dei caratteri ed il contenuto inserendo formule, totali parziali e generali, gli estremi del compilatore del documento ecc.

Spesometro

I dati delle registrazioni contabili di Genioso sono accessibili direttamente da Genioso Spesometro permettendo la compilazione automatica dello Spesometro.

Utilità

Con ogni configurazione del programma vengono installati i seguenti programmi e servizi:

• Le finestre di ricerca di documenti, prodotti, anagrafiche ecc. presentano tutte una modalità di ricerca rapida con i campi più importanti accessibili immediatamente ed una finestra di ricerca avanzata per effettuare ricerche più complesse.
  Il risultato della ricerca è configurabile in base alle esigenze del momento ed è possibile memorizzare la configurazione in modo permanente, condividerla con gli altri utenti e stampare al volo il risultato della ricerca con la configurazione corrente.
  Le possibilità di personalizzazione comprendono:

  • Posizione, dimensione e selezione colonne
    É possibile spostare, ridimensionare, nascondere o aggiungere le colonne scegliendole dalla lista delle colonne disponibili nella finestra Personalizzazione.
  • Ordinamento righe
    Su ogni colonna, cliccando sull’intestazione.
  • Raggruppamento
    È possibile raggruppare ad albero le righe per una o più colonne semplicemente trascinando con il mouse l’intestazione di qualsiasi colonna nell’apposita sezione situata nella parte alta della griglia.

• Gestione utenti e password: ogni utente viene configurato in base a cosa può fare, non fare, visualizzare; le operazioni eseguite da ogni utente vengono tracciate rendendone possibile l’individuazione
• Ogni utente può configurare un menu personalizzato includendo le voci che utilzza più spesso. Il menu viene salvato sul server e quindi l’utente potrà utilzzarlo da qualsiasi computer
• Scadenziario
• Mail con rubrica
• Pianificazione messaggi mail con memorizzazione degli stessi sul server: data di spedizione, modalità, suddivisioni
• Gestione progetti di stampa documenti: disegno dei documenti e dei codici a barre
• Esportazione dati in 16 formati, anche compressi: PDF, RTF, Word, Excel, Testo, Testo layout, HTML, HTML (file unico), XHTML, XML, TIF, TIF Multipagina, JPEG, PNG, Bitmap, WMF e EMF
• Utility per modificare uno o più campi di un numero arbitrario di anagrafiche o prodotti con una semplice procedura guidata
• In ogni momento è possibile eseguire il backup completo dell’intero database, comprese immagini, email con allegati, stampe personalizzate ecc.
  É possibile anche pianificare dei backup automatici stabilendo la frequenza, l’ora ed il giorno in cui il programma dovrà eseguire le copie di sicurezza, senza fermare il sistema e anche con gli utenti al lavoro
• Ripristino dei backup, anche su un server con sistema operativo diversi da quello su cui è avvenuto il backup
• Gestione del server tramite un comune browser. Gli utenti di tipo Amministratore possono visualizzare lo stato del server, l’elenco degli utenti al momento connessi e modificarne la configurazione